Le document
Ce que vous remettez au locataire et au propriétaire n’est pas une liste de photos : c’est un état des lieux au modèle officiel, signé par les trois parties et scellé dans le temps.
Au modèle officiel de la région
Le formulaire change selon l’endroit, et le document suit :
- Bruxelles — modèle-type régional, en français et en néerlandais
- Wallonie — modèle-type régional
- France — décret nº 2016-382 du 30 mars 2016
- Espagne — Ley de Arrendamientos Urbanos
En Belgique, le nº IPI de l’agence figure sur le document : sans lui, l’état des lieux n’est pas enregistrable.
Ce qu'il contient
- Le bien, les parties et les dates
- Pièce par pièce : équipements, état, relevés des compteurs
- Les photos avec leur description validée et leur date de prise de vue
- À la sortie : les différences retenues, avec la photo d'entrée en regard
- La vétusté appliquée et le décompte de garantie
- Les trois signatures
Scellé, et vérifiable par n'importe qui
Une fois le dossier clos, l’empreinte du document est déposée auprès d’une autorité d’horodatage indépendante (RFC 3161). Le PDF porte un QR : en le scannant, n’importe qui — le locataire, le propriétaire, un juge, un expert — vérifie que le document est exactement celui qui a été signé ce jour-là.